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Come organizzare i documenti al meglio?

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di Serena Patierno

Ho tante passioni, ma le più brucianti..

Le scartoffie sono sempre troppe: ricevute utili e inutili, prenotazioni, referti, bollette pagate e da pagare, carta a volontà, tanto da far fatica a trovare lo spazio (e la voglia) per archiviarla. Tenere i documenti nella maniera ottimale significa però risparmiare tempo: si sa sempre dove andare a cercare qualcosa, e si ritrova il necessario in un batter d’occhio. Ma esiste un metodo valido anche per i disordinati cronici?
 
1. Cerca gli spazi adatti
I documenti hanno bisogno di tanto spazio in quanto alcuni vanno conservati per anni. Predisponi un paio di ripiani della libreria o un angolo nel ripostiglio per creare un piccolo archivio. Ma non basta: scegli un cassetto dell’ingresso dove poggiare la corrispondenza e le ricevute prima della loro archiviazione, in attesa del loro momento.
 
2. Scegli i materiali
Procurarsi la cancelleria può essere molto divertente: penne colorate, etichette adesive, spillatrici, raccoglitori e faldoni possono diventare perfino materiali esteticamente piacevoli. Recati quindi in un negozio di cancelleria o in un ipermercato ben fornito e lasciati conquistare.
 
3. Siediti alla scrivania e comincia
È arrivato il momento: mettiti tranquillo alla scrivania con i tuoi materiali da un lato e i documenti dall’altro e inizia creando una prima suddivisione secondo argomenti. Per esempio: casa, scuola, lavoro, automobile, banca, bollette, salute, garanzie e libretti delle istruzioni. Compila un’etichetta e attaccala al faldone o al raccoglitore ad anelli. Il primo è consigliato per documenti più grandi di un A4 o più voluminosi e il secondo per quelli di minor volume.
 
4. Ordine e organizzazione
Dopo aver etichettato i contenitori con i macroargomenti, potete suddividere ogni argomento ulteriormente. Per esempio: la casa può contenere due o più sottocategorie: casa in città e casa al mare. I documenti personali possono essere i documenti di identità e quelli medici. Ogni macroargomento, inoltre, deve essere ordinato cronologicamente. Se usi un raccoglitore ad anelli, con cartelline trasparenti con i buchi per gli anelli, userai ogni cartellina per archiviare un anno, tenendo più indietro i documenti vecchi e più avanti, a portata di sguardo, quelli recenti. Ogni cartelletta trasparente può avere un’etichetta e anche i dati riassuntivi da tenere sott’occhio: se si tratta delle bollette della luce per esempio sarà utile scriverci il codice cliente.

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1 Commento
Valegra 23/07/2018 Segnala abuso >

Si i documenti son sempre tanti, cerco di tenerli archiviati x non accumulare

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